導入事例
防災の仕組み作りは、「日常的に使える」がポイント
三共精機株式会社
- 所在地
- 京都府京都市
- 利用規模
- ～100ユーザー
- 導入プラン
- ウェブサイト
- https://www.sankyo-seiki.com/
導入背景
- 連絡手段がメールなので、安否確認は管理者の後追い作業が必要
- 業務としてメッセージアプリを使うことは、さまざまな問題があった
- システムを採用しても社員に中々浸透しない
- アプリで確認し、返信がすぐに来るので迅速な状況把握が可能になった
- 会社で採用したツールなので、安心して業務連絡ができるようになった
- オンラインでの説明会を行うことで、全社員に周知することができた
「防災の仕組み」を作るツールとして会社方針と合致
「クロスゼロ」は半年ほど前にテスト稼働させていただいて、それからひと月半後に本格運用に踏み切りました。弊社では元々使用していたシステムがあったのですが、サービスの終了に伴い、他の製品への切り替えが必要になりました。しかし、製品やサービスによって機能や特徴がさまざまですので、比較検討を行うことにしました。
まずはネットで情報を収集し、最初にピックアップしたのは20製品ほど。その中から4つの製品に絞り、オンラインでの説明を聞きました。のちに、KENTEMさんは建設業向けの会社だと知りましたが、「クロスゼロ」に関しては業種関係なく使用できるものだと感じましたので、全く抵抗はありませんでした。また、他社の製品は安否確認だけに特化しているなど、機能面で限定的なものが多い中、「クロスゼロ」は機能がたくさんあり、トータル的にBCPの仕組みを構築できるツールとして期待できました。弊社にはチーム制で防災体制を整えていくという会社方針がありますので、そこにマッチしたことが最大の決め手になりました。
全社員への周知はオンラインでの説明会
導入が決まった段階で全社員にオンラインでの説明会を実施しました。その時参加できなかった人は動画で見てもらい、各拠点の責任者へもフォローアップをしながら浸透させていきました。また、到達テストも何回か実施し、該当者全てから回答を得ていますので、全社員のスマホにアプリのインストールが完了している状態になります。
若い世代にマッチした連絡方法の確立
現在、情報を得るツールが多く、特に若い世代はメッセージアプリやSNSのDMなどが主流になり、メールは見ないという人たちが多くなっています。以前使用していたシステムは、メールに連絡が届く仕組みでしたので、見てもらえるように後追いをする大変さを感じていました。「クロスゼロ」であれば後追いもしてくれますし、アプリ上に連絡の件数が大きく表示されます。また、受信側も通知を開いてタップするだけなのでお手軽感があり、スムーズに入っていけたのではと思います。
連絡手段で利用価値を高めたチャット機能
「クロスゼロ」にはチャット機能が搭載されています。調べた限りですと、この機能があるメーカーは他にありませんでした。チャットは部署ごとの連絡にも使っていますし、育児休業に入っている社員とのやり取りにも役立っています。これまで、有事の際にすぐに連絡できる手段が見つかりませんでした。一般的によく使われているメッセージアプリに関しても友達として繋がっていないと使えませんし、プライベートとのすみ分けが非常に難しいです。しかし、会社として採用しているものであれば、社員の人たちは安心して利用することができます。このように、「普段から利用できている」ことが非常に大きいと思います。
防災訓練で安否確認の到達テストを実施
弊社では、年に一回、防災訓練を行います。今年は「クロスゼロ」を使用し、全員にテスト配信をしました。その場で確認と返信をしてもらい、管理者側で集計、さらに安否確認の到達テストまで行いました。こちらも全員からの回答結果が得られたので、有事の際でもスムーズに安否確認を行うことができると思います。
備蓄管理は有事でも確実に使うことができ、総合的な防災意識の向上が大事
備蓄品は、各拠点の人数に合わせて一般的に必要とされている『3日分』を確保し、各担当者が管理をしています。水や食料に関しては一か所に保管した場合、そこが被災してしまうと使用することができなくなり、機能しません。これらに関しては、保管場所を分けて備蓄することでそのような事態を防ぐ工夫をしています。まだテスト段階ですが、備蓄品も「クロスゼロ」に登録して社員が確認できるよう整備している最中です。その他にも、AEDの設置場所や避難経路、備蓄品の場所などを掲示することで、総合的な防災意識を高めてもらうことが重要だと考えています。
